Pengantar Manajemen
Pendelegasian Wewenang
1. Pengertian Wewenang dan Kekuasaan
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak daripada kegiatan-kegiatan. wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat formal harus didukung pula dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu juga wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.
Faktor yang mendasari adanya Kekuasaan :
- Reward Power kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari seseorang yang posisinya memungkinkan dirinya untuk memberikan penghargaan terhadap orang orang yang berada dibawahnya.
- Coercive Power Kekuasaan untuk memberikan hukuman adalah kebalikan atau sisi negatif dari reward power.
- Legitimate Power bisa disebut juga kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari suatu legitimasi tertentu.
Biasanya wewenang sering dicampur adukan dengan kekuasaan (power).Meskipun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, namun keduanya berbeda. Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi. Seorang pemimpin yang berpengaruh, dapat mempengaruhi perilaku adalah karena hasil kekuasaan posisi jabatan/kedudukan (position power) atau karena kekuasaan pribadi (personal power) ataupun kombinasi dari keduanya.
Kekuasaan posisi didapat dari wewenang formal suatu organisasi, besarnya kekuasaan tergantung seberapa besar wewenang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut. Kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu itu. Di lain pihak, kekuasaan pribadi (personal power), didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, menghargai dan merasa terikat pada seorang pemimpin.
Keluasan wewenang dan kekuasaan.
Semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-batasan tertentu pada wewenangnya, seperti ditunjukan dalam tabel berikut:
Tabel.
Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenan dan kekuasaan
Internal
|
Ekternal
|
Anggaran dasar dan anggaran rumah
Tangga organisasi
Anggaran (budget)
Kebijaksanaan, peraturan dan pro-
sedur
Deskripsi jabatan
|
Undang-undang dan peraturan pe-
merintah
Perjanjian kerja kolektif
Perjanjian dengan dealer, supplier,
Dan pelanggan.
|
Lingkungan wewenang dan kekuasaan manajerial ini akan semakin luas pada manajemen puncak suatu organisasi dan semakin menyempit pada tingkatan yang lebih rendah dari rantai komando seperti terlihat pada gambar ”batasan-batasan wewenang dan kekuasaan” berikut ini:
Tanggung jawab dan akuntabilitas
Tanggung jawab (responsibiity) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seseorang bawahan menerima wewenang manajer untuk mendelegasikan tugas atau fungsi tertentu. Istilah lain yang sering digunakan adalah akuntabilitas (accountability) yang berkenaan dengan kenyataan bahwa bawahan akan selalu dimintakan pertanggunganjawabnya
Atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkankepadanya. Dengan demikian, akuntabilitas adalah faktor di luar individu dan perasaan probadinya. Pemegang akuntabilitas berarti bahwa seorang atasan dapat memberlakukan hukuman atau balas jasa kepadanya tergantung bagaimana dia sebagai bawahan telah menjalankan tanggung jawabnya.
Persamaan wewenang dan tanggung jawab
Prinsip organisasi mengatakan bahwa individu-individu seharusnya diberikan wewenang untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Misalnya, bila seorang manajer diberi tanggung jawab untuk mempertahankan produksi, maka dia harus diberi kebebasan secukupnya untuk membuat keputusan-keputusan yang mempengaruhi kapasitas produksi. Persamaan tanggung jawab dan wewenang secara teoritik adalah baik, namun sukar dicapai. Ada yang berpendapat bahwa dalam jangka panjang, wewenang dan tanggung jawab adalah sama. Dalam jangka pendek bagaimanapun juga tanggung jawab seorang manajer akan selalu lebih besar dari wewenangnya, karena ini merupakan ciri delegasi.
Pengaruh
Pengaruh adalah suatu transaksi sosial di mana seseorang atau kelompok dibujuk oleh seseorang atau kelompok lain umtuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi. Pengaruh tercermin pada perubahan perilaku atau sikap yang diakibatkan secara langsung dari tindakan atau keteladanan orang atau kelompok lain. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan mengawasi dan menghukum, pemilikan informasi lebih lengkap, ataupun penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik. Proses pengaruh tergantung dari tiga unsur, yaitu pihak yang mempengaruhi, metoda mempengaruhi dan pihak yang dipenga- ruhi.
2. Wewenang Lini, Staf dan Fungsional
Wewenang lini (line authority) adalah wewenang di mana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagairantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi.
Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini. Ini tidak memberikan wewenang ke pada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu..
Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf spesialis (berkeahlian khusus) mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional di mana hal itu merupakan spesialisasi dari staf yang bersangkutan.
Dengan wewenang staf fungsional tersebut, maka wewenang fungsional dapat melanggar prinsip kesatuan perintah dan menyebabkan berbagai konflik organisasi. Penggunaan yang berlebihan, wewenang fungsional juga merusak integritas departemen lini yang bertanggung jawab atas hasil. Untuk itu, wewenang fungsional seharusnya duilimpahkan kepada staf untuk dijalankan hanya pada kejadian-kejadian khusus.
3. Delegasi Wewenang
Definisi delegasi adalah: pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenangadalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:
1) Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.
2) Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
3) Penerimaan delegasi, baik implisit ataupun eksplisit, menimbulkan kewajibn atau tanggung jawab.
4) Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang mebedakan manajer sukses dan yang tidak sukses.
Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah (Stoner dalam Handoko, 1984):
1) Prinsip skalar, dalam proses pendelegasian ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi paling atas ke tingkatan paling bawah.
2) Prinsip kesatuan perintah. Setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan.
3) Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Bagi manajer, selain harus mempertnggung jawabkan tugas-tugasnya juga harus mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas bawahannya.
Louis Allen (1958), mengemukakan beberapa teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif:
a. Tetapkan tujuan. Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.
b. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Bawahan harus diberikan informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan bagian datri sumberdaya-sumberdaya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya.
c. Berikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat memberikan dorongan bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.
d. Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
e. Berikan latihan. Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
f. Adakan pengawasan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Berkaitan dengan penyebaran delegasi, ada organisasi yang berkecenderungn wewenang itu terkonsentrasi pada para atasan. Ini disebut dengan sentralisasi. Sebaliknya, bila ada kecenderungan konsentrasinya menyebar kepada bawahan maka disebut dengan desentralisasi.
Bila desentralisasi mutlak terjadi maka sama artinya tidak ada struktur organisasi, karena semua itu sama dengan semua keputusan diambil oleh bawahan. Sebaliknya, bila sentralisasi mutlak terjadi pula; tidak ada struktur organisasi karena dengan demikian semua keputusan diambil oleh atasan.
Pendelegasian wewenang memiliki dua perspektif penting. Ke-satu, dari sisi atasan berarti atasan bisa lebih terfokus pada pekerjaan-pekerjaan yang menuntut ketrampilannya, yang tidak bisa dikerjakan oleh bawahannya. Ia memiliki waktu, kesempatan, tenaga dan konsentrasi, karena sebagian wewenangnya sudah diberikan kepada bawahan. Dari sisi bawahan, ini memberikan kesempatan untuk membuktikan diri, Bisa mengerjakan arahan, tugas yang diberikan, untuk dipertanggung jawabkan. Ini membuktikan bahwa ia memang mampu melakukan pekerjaan.
Karena itu, tidak sebarangan delegasi bisa dilakukan. Agar efektif, delegasi dilakukan harus mempertimbangkan:
(1) Sasaran dan standar yang jelas.
(2) Kejelasan pekerjaan
(3) Keterlibatan bawahan dengan memotivasinya dalam pekerjaan
(4) Kerja yang tuntas
(5) Pelatihan
(6) Umpan balik
Faktor lain dalam pendelegasian adalah tentang sikap atasan pemberi wewenang. Dalam beberapa kasus, kelemahan manajer adalah tidak mau mendelegasikan pekerjaan karena merasa tidak akan beres kalau buka ia sendiri yang mengerjakannya.
Sikap berikut adalah menjadi dasar agar terselenggaranya delegasi dengan baik:
- Penerimaan (receptiveness); Sikap ini adalah menerima fakta, bahwa sebagai manajer tidaklah mungkin melakukan semua tugas pekerjaannya.
- Dengan demikian ia dapat membiarkan bawahannya tampil dengan gagasan dan kemampuannya sendiri yang barangkali berbeda, namun merupakan keorisinilan kerja so bawahan.
- Memberikan hak pada bawahan; Jika tidak demikian berarti atasan tidak percaya bahwa bawahannya bisa mengambil keputusan seperti dia.
- Keinginan membiarkan orang lain berbuat salah; Tidak semua bawahan bekerja 100% benar, ada saja kesalahan yang dibuat. Karena itu membuat atau mengawasi bawahan terhindar sama sekali dari kesalahan bukanlah hal yang bijak. Kesalahan itu normal hanya saja perlu dijadikan pelajaran untuk pengembangan diri yang bersangkutan.
- Mempercayai bawahan; tidak semua manajer mempercayai bawahannya. Terutama mereka yang sudah berpengalaman. Ada pula manajwer yang tidak percaya pada bawahannya karena ia melakukan refleksi atas dirinya. Seseorang yang pada saat menjadi bawahan sering berbuat curang, akan melihat bawahannya mudah berbuat curang juga. Bila ketidakpercayaan tidak ada terhadap bawahan, maka delegasi ini akan sulit berlangsung dengan baik.
Hambatan - Hambatan Pendelegasian
Hambatan hambatan pada delegator
1. Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri
2. Meyakini bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”
3. “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.
4. Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan
5. Rasa tidak aman
6. Takut tidak disukai
7. Penolakan untuk mengakui kesalahan
8. Kurangnya kepercayaan pada bawahan
9. Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan
10. Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja
11. Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.
12. Keseganan untuk mengembangkan bawahan
13. Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.
Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi
1. Kurangnya pengalaman
2. Kurangnya kompetensi
3. Menghindari tanggung jawab
4. Sangat tergantung dengan boss
5. Kekacauan [disorganization]
6. Kelebihan beban kerja
7. Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat
Hambatan hambatan dalam situasi
1. Kebijakan tertuju pada satu orang
2. Tidak ada toleransi kesalahan
3. Kekritisan keputusan
4. Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]
5. Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan.
6. Kekurangan tenaga
1. Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri
2. Meyakini bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”
3. “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.
4. Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan
5. Rasa tidak aman
6. Takut tidak disukai
7. Penolakan untuk mengakui kesalahan
8. Kurangnya kepercayaan pada bawahan
9. Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan
10. Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja
11. Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.
12. Keseganan untuk mengembangkan bawahan
13. Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.
Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi
1. Kurangnya pengalaman
2. Kurangnya kompetensi
3. Menghindari tanggung jawab
4. Sangat tergantung dengan boss
5. Kekacauan [disorganization]
6. Kelebihan beban kerja
7. Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat
Hambatan hambatan dalam situasi
1. Kebijakan tertuju pada satu orang
2. Tidak ada toleransi kesalahan
3. Kekritisan keputusan
4. Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]
5. Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan.
6. Kekurangan tenaga
PENDELEGASIAN YANG GAGAL :
Dari segi manajer :
• manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.
• Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.
• Manajer tidak percaya atas kernarnpuan bawahannya.
• Manajer berpendapat bahwa bawahan akan lebih senang bila dia tidak rnernpunyai hak pembuatan keputusan yang lugas
• Manajer merasa terancam posisinya bila bawahan yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.
• Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya
Dari segi karyawan yang menerima deligasi :
•Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.
•Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima. kritikan.
•Kurang percaya diri akan kemampuannya
DAFTAR PUSTAKA
>http://wildanakko.blogspot.com/2012/05/pendelegasian-wewenang.html
>file:///C:/Users/TATA/Desktop/Tata/Tata/music/Mnj%20Pertemuan%207_Pendelegasian%20Wewenang%20(2).pdf
>http://rnurinaramadhani.blogspot.com/2011/01/wewenang-delegasi-dan-desentralisasi.html
Semoga bermanfaat :)
